Office Manager : enfin tout comprendre 🔎

Nous entendons de plus en plus, autour de nous, parler du mĂ©tier d’Office Manager mais le but est de comprendre, au fil de cet article, la signification de ce poste. L’Office Manager a un rĂŽle fondamental dans la structure de travail, il est parfois mĂȘme dĂ©fini comme un chef d’orchestre au sein de l’entreprise.

Gestion du nettoyage, de la sĂ©curitĂ©, des plannings et de la communication, l’Office Manager est-il le couteau suisse dans l’entreprise ? 📖

Ce nouveau mĂ©tier suscite Ă©normĂ©ment d’engouement au sein de l’organisation structurelle, notamment pour les PME-TPE, c’est pourquoi on en dĂ©couvre de plus en plus. Venant tout droit des pays anglo-saxons, cette fonction est arrivĂ©e en France il n’y a que dix ans. Cependant, ce mĂ©tier n’a rien de trĂšs novateur car les directeurs de structure se sont toujours appuyĂ©s sur des fonctions identiques pour gĂ©rer leurs missions supports. L’inĂ©dit aujourd’hui est qu’il n’y a plus qu’une seule et mĂȘme personne dĂ©diĂ©e Ă  toutes ces missions. L’Office Manager, Ă  ne pas confondre avec le mĂ©tier d’assistant de direction, veille au bien-ĂȘtre en entreprise.


Nous vous expliquons pourquoi ce rĂŽle perçu comme un couteau suisse dans l’entreprise est en effet, la clĂ© de voute de votre organisation. Retrouvez les principales caractĂ©ristiques du mĂ©tier d’Office Manager rĂ©sumĂ©es dans un tableau Ă  la fin de cet article.


Que fait un Office Manager dans une entreprise ? đŸ’Œ

Le rĂŽle d’Office Manager varie d’une entreprise Ă  une autre. Divergeant suivant les codes, les valeurs & la culture de l’entreprise concernĂ©e, l’Office Manager n’a pas de journĂ©e type. Il a une mission principale partagĂ©e dans chacune des entreprises, il a un rĂŽle d’assistanat du dirigeant de la structure.


Sa fonction lui permet une grande libertĂ© d’organisation. Son champ d’action Ă©tendu est un vĂ©ritable atout pour l’entreprise afin de coordonner au mieux tous les collaborateurs mais aussi d’assurer la bonne gestion des services gĂ©nĂ©raux et d’offrir un environnement nettoyĂ© et sain Ă  tous ses collĂšgues.


Nous retrouvons des tĂąches partagĂ©es par tous les offices managers, qu’ils doivent ĂȘtre en mesure de maitriser pour atteindre l’équilibre en entreprise car celles-ci sont nombreuses et variĂ©es. L’Office Manager a de nombreuses responsabilitĂ©s comme assurer la propretĂ©, la sĂ©curitĂ©, la communication & la commande de fournitures au sein de sa structure.


  • Un pĂŽle assistanat : il accompagne quotidiennement le directeur de la structure, il est son bras droit. Ce rĂŽle d’assistanat l’oblige Ă  organiser son emploi du temps, ses rendez-vous, ses rĂ©unions et il doit rĂ©pondre Ă  des objectifs, des exigences & diffĂ©rents besoins. Il s’occupe Ă©galement des commandes de fournitures de bureau 
  • Un pĂŽle opĂ©rationnel : il veille Ă  transmettre correctement la communication interne et externe de l’entreprise que ce soit par tĂ©lĂ©phone ou par mail. Il a aussi la gestion de l’entretien des locaux et de la sĂ©curitĂ© de ses collaborateurs
  • Un pĂŽle liĂ© Ă  la trĂ©sorerie de l’entreprise : suivi et Ă©laboration des budgets, en fonction de la taille de l’entreprise. Il peut ĂȘtre amenĂ© Ă  s’occuper de la comptabilitĂ©, planifier, veiller & surveiller la bonne mise en oeuvre des projets 
  • Un pĂŽle liĂ© Ă  la gestion des ressources humaines : vĂ©ritable pivot entre tous les collaborateurs d’une entreprise, il est la partie centrale assurant un cadre de travail agrĂ©able pour les employĂ©s

Comment devenir Office manager ? 🧐

Nouveau mĂ©tier trĂšs en vogue, l’Office Manager est le gestionnaire par excellence au sein des PME et TPE. Afin de le devenir, la meilleure solution est d’opter pour une formation en management. Suivant les recruteurs et le type de structure visĂ©e la formation nĂ©cessaire pourra varier.


L’Office Manager accĂšde gĂ©nĂ©ralement Ă  ce poste aprĂšs un bac +2 en faisant par exemple un BTS en assistanat de direction ou de gestion ou encore un BTS assistant manager. Il est possible d’aller plus loin dans les Ă©tudes universitaires en poursuivant avec une licence professionnalisante dans un domaine spĂ©cifique comme le juridique, la comptabilitĂ© ou encore les ressources humaines pour acquĂ©rir plus de cordes Ă  son arc et des missions plus variĂ©es.


Au-delĂ  de la formation universitaire, l’Office Manager doit ĂȘtre multi-tĂąches, trĂšs autonome et prendre des initiatives. Il est dotĂ© d’une grande souplesse d’esprit afin d’ĂȘtre apte Ă  affronter tous les obstacles, barriĂšres & alĂ©as quotidien. Être pragmatique sera d’une grande utilitĂ© pour anticiper tous les imprĂ©vus. Étant le liant entre tous les employĂ©s de l’entreprise il devra faire preuve d’une bonne communication et l’adapter Ă  toutes les situations qu’il rencontre. Une bonne maĂźtrise de français ainsi que de l’anglais Ă  l’écrit et Ă  l’oral lui sera indispensable. La maĂźtrise de l’anglais est une exigence pour travailler dans une PME car l’Office Manager sera souvent en contact (Ă  l’écrit ou Ă  l’oral) avec des clients - partenaires internationaux. Les outils informatiques tels que la suite Office de Microsoft ou Google Sheet et Google Docs lui seront indispensables pour faciliter le travail de tous ses collaborateurs.


Les tĂąches Ă  faible valeur ajoutĂ©e devront ĂȘtre automatisĂ©es au maximum. En effet, il faut que l’Office Manager pense Ă  les automatiser pour se dĂ©gager du temps et se concentrer sur l’humain, devenir le centre nĂ©vralgique de l’entreprise.


Un Office Manager dĂ©fend les valeurs et la culture d’une entreprise. Ces deux vecteurs constituent les fondements de l’activitĂ© en entreprise. Il veille Ă  la bonne incarnation de ces derniers.


La culture dĂ©finit l’identitĂ© de l’entreprise, son histoire et elle est diffĂ©rente dans toutes les entreprises. Les valeurs quant Ă  elles sont un guide Ă  la prise de dĂ©cision. Ces deux aspects sont complĂ©mentaires. Il faut que l’Office Manager possĂšde une forte capacitĂ© d’engagement Ă©motionnel notamment dans des entreprises oĂč le climat peut varier Ă  tout instant.

Étant la clĂ© de voute entre tous les collaborateurs, il doit chercher Ă  amĂ©liorer le moral des Ă©quipes, rĂ©flĂ©chir et trouver une solution Ă  leurs problĂ©matiques, rĂ©pondre Ă  leurs demandes. Il est le gardien de leurs pensĂ©es, de leurs dĂ©sirs & de leurs sentiments. Un Office Manager a beaucoup d’altruisme et d’empathie.


Leur capacitĂ© Ă  rĂ©soudre des problĂšmes avec intĂ©gritĂ© et dĂ©termination fait d’eux des personnes dĂ©cisionnaires. En tant que gestionnaire, l’Office Manager sait comment hiĂ©rarchiser les Ă©vĂ©nements, les problĂšmes et les missions. Il communique Ă©galement cette hiĂ©rarchisation Ă  leurs Ă©quipes en traitant avec diverses informations, des outils pertinents & en travaillant avec des personnes dont les rĂŽles sont variĂ©s.


Il reste Ă  l’affut des outils qui amĂ©liorent le fonctionnement du bureau ou de l’entreprise. Il doit constamment apprendre de nouvelles choses, ĂȘtre volontaire et se tenir informĂ© de ce qui se passe dans les autres entreprises.


Bien qu’il soit au courant des nouveautĂ©s de leurs principaux concurrents, pour ne pas faire de copier/coller il faut ĂȘtre toujours qu’il soit crĂ©atif. L’Office Manager dispose d’une grande autonomie pour mettre en place ses idĂ©es. Tout en gardant constamment Ă  l’esprit les besoins, la culture & les valeurs de l’entreprise il est rĂ©ceptif aux commentaires pour sans cesse amĂ©liorer le travail de l’entreprise, tirer la sociĂ©tĂ© vers le haut et rĂ©pondre aux attentes de nouveaux clients.


Etre Office Manager est un mĂ©tier complet, intĂ©ressant & instructif mais une fois qu’on l’exerce depuis quelques annĂ©es on dĂ©veloppe de nombreuses compĂ©tences dans des domaines variĂ©s. Il est possible qu’avec toutes ces cordes Ă  son arc, on veuille dĂ©couvrir un nouveau mĂ©tier pour dĂ©velopper de nouvelles compĂ©tences.



Suivant son domaine de prĂ©dilection on peut se rĂ©-orienter vers un autre mĂ©tier, un mĂ©tier complĂ©mentaire. L’Office Manager peut devenir s’il le souhaite secrĂ©taire gĂ©nĂ©ral, responsable administratif et financier ou responsable des services gĂ©nĂ©raux. Si l’Office Manager ne veut pas changer de poste, il peut simplement Ă©toffer sa fonction actuelle en se positionnant sur de nouvelles missions.



âžĄïž La fonction d’Office Manager en Freelance est Ă©galement accessible. Pour cela, il faut rĂ©diger une proposition de valeur, claire et prĂ©cise tout en dĂ©finissant des tarifs et prestations de service lisibles et, communiquer sur son activitĂ©. Il est aussi nĂ©cessaire de crĂ©er son statut d’auto-entrepreneur sur le site de l’URSSAF. Il est conseillĂ© de dĂ©finir un business plan pour dĂ©finir au mieux son portefeuille client.

Zeclef facilite et dĂ©charge le travail d’Office Manager en leur offrant la possibilitĂ© de contrĂŽler la gestion de la propretĂ© des locaux avec une plateforme entiĂšrement digitalisĂ©e. HabituĂ© Ă  vous occuper du service de nettoyage, Ă  devoir subir un temps d’attente trĂšs long pour des prestations de basses qualitĂ©s ? N’attendez plus et optez pour la solution proposĂ©e par ZeClef, de qualitĂ© constante, digitale, flexible et sans engagement. En vous dĂ©chargeant du nettoyage de vos locaux vous pourrez vous concentrer sur d’autres tĂąches et dĂ©velopper vos compĂ©tences afin de veiller au bien-ĂȘtre de vos collaborateurs.

d'autre articles sur dans la mĂȘme catĂ©gorie 👇

Un petit clic sur ce bouton pour retourner à la page principale 👇